报道:黄健兴
(怡保8日讯)霹雳中华大会堂会长拿督蔡文玉指出,当国家安全理事会允许社团于7月1日起召开会员大会暨改选后,原订3月到6月期间进行的华团,尽可能在8月31日之前举行;欲展延到9月过后的话,就要先寻求社团注册局批准,惟今年的大会务必在12月31日以前进行。
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若延至9月须征询注册局
他呼吁华团不妨考虑举办会场与线上同步的大会,双管齐下,确保大会凑足法定人数顺利展开。
他以霹华堂章程为例,大会规定在每年6月30日之前完成,来临的董事会议即将商讨是否能够在社团注册局给予的2个月宽限期内举行,否则便写信解释延后原因,以获得社团注册局同意展延到9月以后的一个日子举行。
蔡文玉是接受星洲日报《大霹雳》社区报访问时说,霹华堂近日联系社团注册局,以厘清华团今年进行会员大会的各项疑问,并进一步确认,今年的大会绝不能延迟到明年。
“至于明年的大会,在没有任何状况下,依照章程举行即可,好比霹华堂的会员大会恢复往常般,务必在6月30日之前完成。”
今年特批线上线下会议
谈到华团担心今年参加大会的会员不踊跃,以致存有流会风险问题,蔡文玉表示,社团注册局允准同步在会所与线上进行大会,只要会议场合与线上登入记录的人数加起来达到法定人数即可,但只限今年。
“霹华团拥有逾1000名团体与个人会员,法定人数为100人,门槛相当高,因此会探讨会场和线上同步会议,正是一项两全其美的办法。”
蔡文玉声言,华团必须做好充分准备,克服各项技术问题,确保线上会员可以观看到开会场面,场面情况也要出现在线上会员的屏幕上,以及线上会员清楚听到现场人士的发言内容、会场音响能够清楚播出线上会员的发问与谈话。
“大会可以选定透过ZOOM或谷歌视频会议等应用程式,锁定其中一个平台供会员连接,并直播开会过程的场面,保障线上会员能够像置身现场的会员般,全面和全程参与大会。”
WhatsApp禁充开会平台
蔡文玉提醒华团,若采纳会场与线上同步会议的做法,必须写入致给会员的大会通知信中,并附上线上登入链接,让会员自行选择通过哪项管道参与会议;为了避免引发争议,他促请华团理事会成员一定要刷屏、拍照记录和保存线上会员的个人资料作为证据。
“社团注册局亦表明,WhatsApp应用程式不能作为开会的线上平台。”
须严守会员大会SOP
关于华团唯恐做不足标准作业程序(SOP)而受到执法人员对付一事,蔡文玉提议,理事会成员可以在大会举行前通知附近警局,并呈上SOP、预计出席人数、会议流程资料和现场准备的照片报备,有何不足之处,警方能够及时予以劝告与纠正,以防万一。
他指出,社团注册局已发出召开会员大会SOP,包括在入口处设立柜台替会员测温、提供搓手液、扫描或填写记录个资、所有人必须戴口罩和保持1公尺社交距离等;如果理事会成员年纪偏高,有需要的话,可以安排警卫员协助。
他强调,会员大会不允许12岁以下的孩童踏入会场,60岁以上的年长会员同样可以参与,惟会议流程尽量简化,缩短时间,及早结束。
华团对于召开会员大会仍有疑问,可致电012-512 2246咨询霹华堂秘书处。
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